Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. § 17 DSG-EKD in Gemeinden für Ehrenamtlich Tätige

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der Erlaubnistatbestände des § 6 DSG‑EKD. Danach ist eine Verarbeitung insbesondere zulässig, soweit sie zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben erforderlich ist, auf einer Einwilligung der betroffenen Person beruht, zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.

1. § 6 Nr. 1 DSG-EKD: Erlaubnis durch Rechtsvorschrift
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies durch gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben ist. Beispiele hierfür sind die Kirchenbuchordnung oder andere kirchliche Regelungen, die die Verarbeitung bestimmter Daten vorschreiben.
2. § 6 Nr. 2 DSG-EKD: Einwilligung der betroffenen Person
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
3. § 6 Nr. 3 DSG-EKD: Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist. Dies umfasst auch die Ausübung kirchlicher Aufsicht. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von Gemeindemitgliedern oder die Durchführung kirchlicher Veranstaltungen.
4. § 6 Nr. 4 DSG-EKD: Wahrung berechtigter Interessen
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Ein Beispiel hierfür wäre die Verarbeitung von Daten zur Verbesserung der Sicherheit innerhalb der kirchlichen Einrichtung.
5. § 6 Nr. 5 DSG-EKD: Erfüllung eines Vertrages
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Daten im Rahmen eines Mietvertrages oder eines Arbeitsvertrages.
6. § 6 Nr. 6 DSG-EKD: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies notwendig ist, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Beispiele dafür sind steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten oder Meldepflichten gegenüber staatlichen Behörden.
7. § 6 Nr. 7 DSG-EKD: Schutz lebenswichtiger Interessen
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn Sie erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Darüber hinaus ist in bestimmten Fällen auch die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten möglich.

1. § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD
   Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist zulässig, wenn die betroffene Person für einen oder mehrere festgelegte Zwecke eine Einwilligung erteilt hat.
2. § 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD
   Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist rechtmäßig, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, damit die verantwortliche Stelle oder die betroffene Person die ihr aus dem kirchlichen Arbeitsrecht erwachsenen Rechte ausüben und ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeiter:innen bildet der § 49 DSG-EKD die gesetzliche Grundlage.

1. § 49 Abs. 1 DSG-EKD:
   Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zur Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich, oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienstvereinbarung sieht dies vor.

Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient insbesondere folgenden Zwecken:

• Organisation, Koordination und Durchführung ehrenamtlicher Tätigkeiten → § 6 Nr. 3 (Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle); ergänzend je nach Konstellation § 6 Nr. 4 (berechtigte Interessen).
• Kommunikation mit ehrenamtlich Tätigen → § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung); in Einzelfällen zusätzlich § 6 Nr. 2 (Einwilligung), z. B. für freiwillige, nicht erforderliche Informationsformate.
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten und Angeboten →
  § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung); je nach Ausgestaltung ergänzend § 6 Nr. 4 (berechtigte Interessen).
• Einsatzplanung und Aufgabenverteilung → § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung); ggf. zusätzlich § 6 Nr. 4 (berechtigte Interessen).
• Qualifizierung, Schulung und Begleitung von Ehrenamtlichen → § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung); für optionale, nicht erforderliche Angebote ggf. § 6 Nr. 2 (Einwilligung).
• Erfüllung gesetzlicher und kirchlicher Verpflichtungen → § 6 Nr. 1 (Erlaubnis durch Rechtsvorschrift) und/oder § 6 Nr. 6 (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).
• Sicherstellung der IT Sicherheit und ordnungsgemäßen Systemnutzung → § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung) i. V. m. § 6 Nr. 4 (berechtigte Interessen, insbesondere Sicherheit der Systeme), § 6 Nr. 6 (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).
• Dokumentation und Nachweisführung gegenüber kirchlichen Stellen → § 6 Nr. 3 (Aufgabenerfüllung); sofern spezifische Vorgaben bestehen zusätzlich § 6 Nr. 1/6 (Rechts-/Aufbewahrungspflichten).