Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. § 17 DSG-EKD in Gemeinden für Mitarbeiter:innen

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten umfassen sowohl Einwilligungserklärungen als auch Erlaubnistatbestände gemäß DSG-EKD, wie § 6 oder § 49 DSG-EKD. Zusätzlich können bereichsspezifische Regelungen, wie die landeskirchlichen Datenschutz-Durchführungsbestimmungen oder Bestimmungen im Sozialgesetzbuch, Tarifverträge oder sog. Kollektivvereinbarungen, relevant sein. Darüber hinaus kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch auf Basis einer sogenannten Interessenabwägung gem. § 6 Nr. 4 DSG-EKD erfolgen. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten (beispielsweise Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, ist § 13 DSG-EKD die einschlägige gesetzliche Grundlage.

1. § 6 Nr. 1 DSG-EKD: Erlaubnis durch Rechtsvorschrift
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies durch gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben ist. Beispiele hierfür sind die Kirchenbuchordnung oder andere kirchliche Regelungen, die die Verarbeitung bestimmter Daten vorschreiben.
2. § 6 Nr. 2 DSG-EKD: Einwilligung der betroffenen Person
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
3. § 6 Nr. 3 DSG-EKD: Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist. Dies umfasst auch die Ausübung kirchlicher Aufsicht. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von Gemeindemitgliedern oder die Durchführung kirchlicher Veranstaltungen.
4. § 6 Nr. 4 DSG-EKD: Wahrung berechtigter Interessen
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Ein Beispiel hierfür wäre die Verarbeitung von Daten zur Verbesserung der Sicherheit innerhalb der kirchlichen Einrichtung.
5. § 6 Nr. 5 DSG-EKD: Erfüllung eines Vertrages
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Daten im Rahmen eines Mietvertrages oder eines Arbeitsvertrages.
6. § 6 Nr. 6 DSG-EKD: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies notwendig ist, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Beispiele dafür sind steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten oder Meldepflichten gegenüber staatlichen Behörden.
7. § 6 Nr. 7 DSG-EKD: Schutz lebenswichtiger Interessen
   Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn Sie erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Darüber hinaus ist in bestimmten Fällen auch die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten möglich.

1. § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD
   Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist zulässig, wenn die betroffene Person für einen oder mehrere festgelegte Zwecke eine Einwilligung erteilt hat.
2. § 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD
   Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist rechtmäßig, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, damit die verantwortliche Stelle oder die betroffene Person die ihr aus dem kirchlichen Arbeitsrecht erwachsenen Rechte ausüben und ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeiter:innen bildet der § 49 DSG-EKD die gesetzliche Grundlage.

1. § 49 Abs. 1 DSG-EKD:
   Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zur Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich, oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienstvereinbarung sieht dies vor.

Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt zu verschiedenen Zwecken, um die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Hier sind die Hauptzwecke der Datenverarbeitung:

Begründung des Arbeitsverhältnisses:

• • • Bewerbungsprozess und Einstellung (gem. §§ 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m 6 Nr. 2, 6. Nr. 5 DSG-EKD)
    • Vertragsgestaltung und -abschluss (gem. §§ 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m 6 Nr. 2, 6. Nr. 5 DSG-EKD),
    • Arbeitsmedizinische Voruntersuchung (gem. §§ 6 Nr. 6, 13 Abs. 2 DSG-EKD).

Durchführung des Arbeitsverhältnisses:

• • • Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) (gem. 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 1, Nr. 3 DSG-EKD),
    • Dienstreiseabrechnung (gem. § 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 1, Nr. 3 DSG-EKD),
    • Gehaltsabrechnung und Sozialversicherungsbeiträge (gem. § 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 1 u. Nr. 3 DSG-EKD),
    • Im Rahmen der angebotenen betrieblichen Altersversorgung (gem. § 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 1, Nr. 3 DSG-EKD),
    • Leistungsbeurteilungen und Weiterbildungen (gem. 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 1, Nr. 3 DSG-EKD)
    • Führen einer Geburtstagsliste der Mitarbeiter:innen (gem. § 49 Abs. 3 i.V.m. § 11 DSG-EKD)
    • Websitebetreibung (gem. §§ 6 Nr. 3 DSG-EKD, 6 Nr. 4 DSG-EKD).

Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• • • Kündigung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses (gem. 49 Abs. 1, 6 Nr. 3 DSG-EKD),
    • Ausstellung von Arbeitszeugnissen (gem. § 49 Abs. 1 DSG-EKD i.V.m. § 6 Nr. 6 DSG-EKD).

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen:

• • • Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften (gem. §§ 6 Nr. 1, 6 Nr. 6 DSG-EKD),
    • Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten (gem. § 6 Nr. 6 DSG-EKD),
    • Beihilfe (gem. §§ 6 Nr. 1, 6 Nr. 3 DSG-EKD)

Organisation und Planung:

• • • Personalplanung und -einsatz (gem. §§ 49 Abs. 1, 6 Nr. 3 DSG-EKD),
    • Durchführung innerbetrieblicher Maßnahmen (z.B. Sicherheitsvorkehrungen) (gem. § 6 Nr. 6 DSG-EKD),
    • IT-Support- und IT Sicherheit (gem. §§ 6 Nr. 3, 6 Nr. 6 DSG-EKD).

Schutz und Sicherheit:

• • Gesundheits- und Arbeitsschutz (gem. §§ 6 Nr. 1, 6 Nr. 6 DSG-EKD),
  • Datenschutz und IT-Sicherheit (gem. §§ 6 Nr. 1, 6 Nr. 6 DSG-EKD).