Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. § 17 DSG-EKD im Rahmen der Reisekostenabrechnung

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) sowie anderen spezialgesetzlichen Grundlagen. Insbesondere § 6 DSG-EKD regelt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten.
• § 6 Nr. 1 DSG-EKD: Erlaubnis durch Rechtsvorschrift
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies durch gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben ist. Beispiele hierfür sind die Kirchenbuchordnung oder andere kirchliche Regelungen, die die Verarbeitung bestimmter Daten vorschreiben.

• § 6 Nr. 2 DSG-EKD: Einwilligung der betroffenen Person
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

• § 6 Nr. 3 DSG-EKD: Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erforderlich ist. Dies umfasst auch die Ausübung kirchlicher Aufsicht. Beispiele hierfür sind die Verwaltung von Gemeindemitgliedern oder die Durchführung kirchlicher Veranstaltungen.

• § 6 Nr. 4 DSG-EKD: Wahrung berechtigter Interessen
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Ein Beispiel hierfür wäre die Verarbeitung von Daten zur Verbesserung der Sicherheit innerhalb der kirchlichen Einrichtung.

• § 6 Nr. 5 DSG-EKD: Erfüllung eines Vertrages
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Daten im Rahmen eines Mietvertrages oder eines Arbeitsvertrages.

• § 6 Nr. 6 DSG-EKD: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Dies bedeutet, dass kirchliche Einrichtungen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, wenn dies notwendig ist, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Beispiele dafür sind steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten oder Meldepflichten gegenüber staatlichen Behörden.

• § 6 Nr. 7 DSG-EKD: Schutz lebenswichtiger Interessen
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn Sie erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.

Darüber hinaus ist in bestimmten Fällen auch die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten möglich.

• § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD:
  Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist zulässig, wenn die betroffene Person für einen oder mehrere festgelegte Zwecke eine Einwilligung erteilt hat.

• § 13 Abs. 2 Nr. 2 DSG-EKD:
  Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (bspw. Gesundheitsdaten) ist rechtmäßig, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, damit die verantwortliche Stelle oder die betroffene Person die ihr aus dem kirchlichen Arbeitsrecht erwachsenen Rechte ausüben und ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeiter:innen bildet der § 49 DSG-EKD die gesetzliche Grundlage.

• § 49 Abs. 1 DSG-EKD:
  Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist zur Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch für Zwecke der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich, oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienstvereinbarung sieht dies vor.

Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken:

• Genehmigung und Organisation von Dienstreisen
  Die Daten werden verarbeitet, um Dienstreisen zu planen, zu genehmigen und organisatorisch umzusetzen.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 3 DSG-EKD – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
  
  
• Berechnung und Auszahlung der Reisekostenvergütung
  Die personenbezogenen Daten dienen der korrekten Abrechnung und Erstattung der entstandenen Kosten.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 3 DSG-EKD – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
  
  
• Prüfung und Nachweis von Erstattungsansprüchen
  Die Verarbeitung erfolgt zur Kontrolle und Dokumentation der geltend gemachten Ansprüche.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 3 DSG-EKD – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
  
  
• Einhaltung gesetzlicher und kirchlicher Vorgaben
  Dazu zählen insbesondere das Bundesreisekostengesetz, steuerrechtliche Vorschriften und interne Richtlinien.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 3 DSG-EKD – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
  
  
• Haushaltsrechtliche und buchhalterische Dokumentation
  Die Daten werden zur ordnungsgemäßen Mittelverwendung und internen sowie externen Prüfung verarbeitet.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 4 DSG-EKD – Wahrnehmung kirchlicher Aufgaben.
• Verarbeitung freiwilliger Angaben oder besonderer Datenkategorien
  Wenn z. B. Gesundheitsdaten oder Angaben zu besonderen Bedürfnissen gemacht werden, erfolgt die Verarbeitung nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
  Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 2 DSG-EKD – Einwilligung der betroffenen Person sowie § 13 Abs. 2 Nr. 1 DSG-EKD bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten.